（一）做好差旅計劃統(tǒng)籌安排，提前預定機票及酒店獲得價格優(yōu)惠。
要控制差旅費的總額。企業(yè)首先要能夠做好差旅費的計劃。減少差旅費活動的隨意性。這樣才能夠為差旅活動的預算和剛性等提供基礎，并能夠做好相關的訂票等。企業(yè)如果可以做好差旅計劃，這樣就可以實現差旅費用支出的提前安排。企業(yè)應該將外地出差的審批權集中起來，每個部門設計外地出差、參加外地會議、參加外地學習和考察等都應該報請分管領導同意，未經領導同意不能擅自出差并給予報銷。同時。企業(yè)還需要設立相應的等級備查制度，外地出差需要詳細列出出差事由、出差人員、時間和地點、往返路線和領導審批等內容。在分管領導及時審批后及時上報給行政職能部門。對于擅自更改路線等行為需經過分管領導審批，否則不予以報銷。
（二）實行住宿酒店集采或外包，獲得集團采購或者專業(yè)服務的優(yōu)勢。
日前，很多跨國公司都會將差旅管理業(yè)務外包出去，美國有非常多的差旅服務商，如美國運通、羅森波斯公司等。這些服務商在整合資源后提出一些適合公司的方案，同時公司差旅活動中的組織、策劃、接待等均是這些服務商進行打理，這樣可以規(guī)范企業(yè)的差旅行為，同時降低企業(yè)內部的貪污、返點等不良行為。另外這樣的行為也可以降低企業(yè)行政系統(tǒng)的工作負擔。根據美國的研究，企業(yè)將自身的差旅活動外包可以為企業(yè)節(jié)省10%以上的開支，企業(yè)可以借鑒國外的企業(yè)行為改進自己的管理，通過招標選擇高質量的差旅服務商。根據差旅服務商的建議優(yōu)化企業(yè)內部的管理流程，同時在日常生活的差旅活動中評估差旅服務商的專業(yè)性和滿意度，另外在進行該業(yè)務的時候需要差旅服務商先對員工進行培訓，讓員工熟悉相關的差旅信息和產品信息，利用網絡工具讓預定更加標準化。對于一些日前還無法實現外包的公司可以先逐步實行酒店集采等，獲取集采的優(yōu)勢。
（三）在制度上引導員工選擇合適的交通工具出行，明確各級人員住宿要求。
要做好企業(yè)的差旅費管理需要制定出臺相關的公司政策和制度，并要求各級人員嚴格遵照相應的制度進行執(zhí)行，差旅費管理的目標不僅僅是降低費用，還需要增加差旅費的透明度和合規(guī)性。企業(yè)要制定清晰明了的差旅費管理制度，引導員工選擇合適的交通工具外出，明確各級人員住宿的要求，當然這種制度還需要根據環(huán)境的變化等及時更新，如航空公司、住宿服務、物價變動和餐飲業(yè)政策的變動。企業(yè)要能都優(yōu)化差旅費管理流程。讓員工清除的了解公司的差旅制度，避免員工在未授權的范圍內進行支出。一般而言。差旅費政策應該包括員工出差的審批、交通工具的選擇、酒店預訂系統(tǒng)的選擇、機票預定的規(guī)定、住宿標準、信用卡和現金的使用條款、出租車費用、報銷程序、餐飲標準等。對于違反以上條款的行為公司不予報銷并給予相印的懲戒。
（四）加強預算執(zhí)行的剛性，與員工、部門績效掛鉤。
公司要加強預算執(zhí)行的剛性，這樣才能夠嚴格控制差旅費的開支。企業(yè)要達到預算執(zhí)行的剛性就需要加強差旅費控制和績效的掛鉤。而有效的信息搜集和審批程序是執(zhí)行預算的有效措施，公司要推行公司卡、信用卡等在差旅活動中的支出，這樣一方面可以將差旅活動信息整理成電子信息，加強對信息的搜集，另一方面也是減少現金使用、提升資金使用效率的辦法。
（五）運用現代技術，如視頻會議等，采取有效手段，減少不必要的差旅支出。
不少公司已經開始嘗試新的溝通方式，很多的高科技公司也開始通過開發(fā)有效的軟件減少差旅次數，如視頻會議系統(tǒng)等，這些都是可以用于公司跨區(qū)域的會議，外地學習等。這樣減少了公司的差旅行為，節(jié)省了巨額的開支。
多數企業(yè)常會碰到員工出差發(fā)生預算超標的情況，但隨之而來的又常是一些貌似合理的原因。例如，銷售部員工和公司高層領導一同拜訪客戶，住宿標準肯定是“就高不就低”，那對于基層銷售部員工則會超出預算。又如銷售部同事常常為了盡快拿下客戶訂單而發(fā)生業(yè)務招待費超標的情況。對于此類情況，財務部可以建立一張白名單或黑名單列表。如果發(fā)生銷售員工和上級領導出差而提高住宿標準的情況，則自動歸為白名單，不需審批則可批準。反之，如果銷售的業(yè)務招待費超標，那么可以設為黑名單。通過對白名單和黑名單的定期調整，可以減少例外審批的數量。
提前預定機票通?？色@得較優(yōu)惠折扣是眾人皆知的常識，但企業(yè)因差旅單據數量過大而往往不了解最終拿到折扣在市場中所處水平。而通過在線差旅預定平臺則可分析出某條航線一段時間的平均折扣率和中位票價并基于此來審核員工所預定機票的價格水平。同時，企業(yè)也可通過該方法對公司內部部門之間進行橫向比較。例如維修部門機票價格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則馬上動身到客戶公司搶修，不能做到及早預定。但是市場部和銷售部的工作職責可能相近，如果發(fā)生市場部的平均折扣率是九折而銷售部是七折，那么就可以詢問對應部門為何存在如此差異，進而找出原因。通過不斷調研和分析，就可對優(yōu)秀做法進行推廣，對不足地方加以改進，持續(xù)改進公司內部差旅政策。
正如本文開場所談，控制差旅費用支出一般不通過降低公司預定賓館和機票差旅標準來實現，因為這樣的方式容易引起員工抱怨反而得不償失。而換種做法，通過對差旅的合理性進行事先規(guī)劃則可事半功倍。例如，財務部通過調研發(fā)現銷售部同事經常從上海出差到南京拜訪客戶。在沒有提前規(guī)劃的情況下可能是*9天下午出發(fā)，當晚發(fā)生住宿一晚，第二天白天客戶處拜訪，第三天早間趕回上海。但如果提前對拜訪安排進行了解，并合理規(guī)劃做到當天往返那么公司就可節(jié)省近兩天的房租。公司甚至可以對進行合理規(guī)劃而減少的對應住宿支出部分進行獎勵，例如規(guī)定在南京拜訪客戶如果當天往返有額外津貼，津貼的金額可以小于對應的住宿費用，這樣不僅節(jié)省了住宿支出、提高了員工積極性同時也額外增加了一個工作日的上班時間。
用商務卡的模式取代備用金可減少對公司的資金占用，緩解對資金流的壓力。特別是企業(yè)雇傭非本地員工時，該類員工通常無法辦理較高額度的信用卡，而相應員工又可能出現長時間出差而大幅墊付差旅款項影響該員工的正常生活的實際問題，這時通過公司統(tǒng)一辦理商務卡則可獲得較高授信額度繼而解決上述問題。但商務卡所不可忽略的隱患是如發(fā)生員工惡意透支消費的情況時，公司需承擔相應還款責任。據某機構財務培訓了解，企業(yè)可與銀行談判免除還款責任，一般的操作程序為，應盡量提前一個月通知銀行公司員工離職動向，實際離職時應書面通知銀行，同時在員工離職之前公司也應摸清欠款情況并督促員工盡快還清欠款。
一些公司行政層級較為復雜，甚至有多達十余個層級。為了滿足各個行政層級的需要，就需對每個行政層級制定單獨的差旅標準。而全國各個地區(qū)的經濟發(fā)展水平不一，對每個地區(qū)制定標準本身已經較為繁瑣，大量的標準制定工作將使得財務部不堪重負，而政策更新緩慢又可能導致不符合實際經濟和物價發(fā)展情況造成員工抱怨較大。某機構建議行政層級較多的企業(yè)盡量簡化差旅標準，將數個相近的行政層級歸為同類標準、盡可能簡化流程。
公司可通過引入訂制化的差旅費用管控軟件來大幅提升工作效率。通常一個典型的差旅電子報銷系統(tǒng)將涵蓋下述五種功能：
1.在線申請功能，包括出差申請和差旅申請。
2.在線審批功能.
3.差旅供應商集中管理功能，包括所有采購名單內的機票、酒店等供應商。
4.費用控制功能，將報銷費用的標準寫入系統(tǒng)，例如到不同城市或者不同的國家住宿標準及到相應地區(qū)的津貼補貼標準錄入，同時對不同差旅距離所對應交通工具的選擇和審批均可由系統(tǒng)進行統(tǒng)一管控。
5.預算控制，管理人員在審批時可看到對應部門當月整體的差旅預算，花銷和結余情況。從而做到每次審批時有據可查。發(fā)生超標情況時必須找財務部進行單獨審批，增加預算。否則費用審批將會被凍結。通過電子報銷系統(tǒng)，財務審核要點可從近10個降低為3個。
在實施電子報銷前財務需要審核
①審批權限是否符合規(guī)定②審批是否完整③審核人簽字是否真實④成本中心是否填錯⑤是否及時報銷⑥總金額是否正確⑦費用是否超標等10個要點。
而在使用電子報銷后，財務僅需審核特殊事項合理性，發(fā)票真實情況，發(fā)票金額與報銷金額是否一致等內容即可。通過差旅電子系統(tǒng)的應用可使財務部大幅提高工作效率，加速報銷進度進而提高員工滿意度。
