怎么選會議活動場地

1、列出可供選擇的清單

必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設(shè)計(jì)的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。

2、選擇合適類型的場地

選擇適合的會議場地，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預(yù)計(jì)的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標(biāo)和與會者的偏好等因素綜合考慮。

3、會議類型與場地的搭配

舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所。

研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境。

重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵。

對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達(dá)會場幾所在城市的交通必須便利。

4、會議場地租賃的價(jià)格

價(jià)格往往在所有條件滿足會議需求之后起到了一個決定性的因素，但是在會議場地的租賃中。一定要注意價(jià)格的范疇及單位。按場計(jì)價(jià)和按天計(jì)價(jià)有本質(zhì)的區(qū)別，一般一場會議為4小時規(guī)定。大致約為半天。有的酒店一天是按三場計(jì)算的。所以一定要明晰酒店的會場計(jì)價(jià)單位。而一天的計(jì)算是包含了上午，下午以及晚上。計(jì)價(jià)單位明晰之后那就是場地供應(yīng)商所給予的搭建時間，一場會議的布置需要時間，而布置的時間是否免費(fèi)，收費(fèi)又收多少呢？所以只有在綜合比較了所有情況下的價(jià)格才是最終可以參考比對的價(jià)格。

會議場地租賃注意事項(xiàng)

在最終確定好會議場地后要簽訂合同，簽合同也是一門學(xué)問，一定要明晰所有之前確認(rèn)的項(xiàng)目以及價(jià)格，白紙黑字寫明。將結(jié)算帳號、結(jié)算方式和結(jié)算幣種也要寫清。包括酒店承諾給予的服務(wù)和會議場地免費(fèi)配套的設(shè)施都有什么。當(dāng)然大型的會議最好注明某一層面的場地方負(fù)責(zé)人是誰，以免會議進(jìn)行時出現(xiàn)問題找不到對接的人。

會議場地布置方案

1、基本設(shè)施布置

（1）講臺：高度適中，且通向講臺走道有照明，講臺中央應(yīng)有所進(jìn)行的會議名稱，和會議中心或會議賓館名稱。

（2）話筒：話筒事前調(diào)節(jié)好，音量不易過大。

（3）寫字板及水筆。

（4）視聽設(shè)備：計(jì)算機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、屏幕，音響設(shè)備，鐳射筆，免費(fèi)郵件服務(wù)，DVD空調(diào)，照明等。

（5）照明：照度均勻，燈光柔和穩(wěn)定，易于控制調(diào)節(jié)。

（6）音響：包括調(diào)音臺，會務(wù)話筒等。

（7）會務(wù)視頻系統(tǒng)：錄像機(jī)、投影機(jī)、幻燈機(jī)、視頻特技機(jī)、攝像頭等主要設(shè)備以及視頻切換器、視頻分配器、制式轉(zhuǎn)換器等輔助設(shè)備。

（8）同聲傳播和表決系統(tǒng)。

2、會場布置

（1）會場布置基本原則：

切題：根據(jù)會議的性質(zhì)，布置會場時要注意突出會議主題和宗旨。如：黨代表會議會場要求樸素、莊重、大方。

正規(guī)：任何會場布置都應(yīng)有序整潔，有條理。

樸素：從會議實(shí)際效果和自身經(jīng)濟(jì)能力出發(fā)，做到以最小的成本創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益。

實(shí)用：會場布置應(yīng)與會議所需功能相符合。

和諧：會場顏色、會場要素大小要協(xié)調(diào)。

（2）會場布置基本模式

劇場（禮堂）式：適合大規(guī)模，人數(shù)較多的會議，如適用于新聞發(fā)布會、論壇、辯論會、啟動儀式等。

課桌式：適用于論壇、新聞發(fā)布會、研討會、培訓(xùn)等等，這種形式便于聽眾作記錄。

中空圓（正方形或多邊形）式：適合規(guī)模較小，且身份級別相當(dāng)?shù)臅h，如洽談會，研討會等

U型或馬蹄型：適合小型培訓(xùn)會議。

圍桌式：適用于中式宴會，如答謝會、招待會、茶話會等。