一、無紙化智能會議系統(tǒng)怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統(tǒng)逐漸受到了企業(yè)的青睞，使用無紙化會議系統(tǒng)不僅綠色環(huán)保，而且方便安全，那么如何使用無紙化會議系統(tǒng)呢？

1、準備會議資料

在會議開始前，主持人需要將會議資料上傳到會議服務平臺。這些資料可以包括會議議程、會議背景資料、報告文稿、數(shù)據(jù)表格等。會議服務平臺會自動對資料進行歸類和整理，方便參會人員查閱。

2、邀請參會人員

主持人可以通過會議服務平臺發(fā)送會議邀請，告知參會人員會議時間、地點和議程等信息。參會人員收到邀請后，可以提前通過無紙化會議終端查閱會議資料，為會議做好準備。

3、設備接入

會議開始前，參會人員需要將無紙化會議終端接入會議服務平臺。這通常只需要在終端設備上輸入會議服務平臺的地址和賬戶信息即可。接入成功后，參會人員可以實時查看會議資料、發(fā)言和提問。

4、展示會議資料

會議進行中，主持人可以通過投影設備展示會議資料，讓參會人員更直觀地了解會議內(nèi)容。在無紙化會議系統(tǒng)中，主持人可以實時控制投影設備的內(nèi)容和順序，以便根據(jù)會議進程靈活調(diào)整。

5、互動交流

無紙化會議系統(tǒng)提供了豐富的互動功能，如實時聊天、文件共享、屏幕共享等，方便參會人員進行溝通和交流。參會人員可以在終端設備上向主持人或其他參會者提問、發(fā)表意見，主持人也可以實時回應。

6、記錄會議內(nèi)容

會議進行中，參會人員可以在無紙化會議終端上對會議內(nèi)容進行記錄。這些記錄可以包括文字、圖片、語音等多種形式，方便參會人員回顧和整理。

7、歸檔會議資料

會議結(jié)束后，主持人需要在會議服務平臺上對會議資料進行歸檔。歸檔的資料包括會議議程、參會名單、會議記錄等，以便未來查閱和回顧。

二、使用無紙化會議系統(tǒng)如何保障安全性和保密性

隨著節(jié)能環(huán)保觀念的普及，無紙化會議系統(tǒng)開始在企業(yè)中廣為應用。雖然節(jié)省了很多紙張，但是無紙化會議系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保密性一直讓用戶有所擔心，那么使用無紙化會議系統(tǒng)是怎么保障會議的安全和保密的呢？

1、從數(shù)據(jù)源頭保障無紙化會議系統(tǒng)的安全保密性

直接的辦法就是將無紙化會議系統(tǒng)買斷，將無紙化會議系統(tǒng)服務器部署到自己內(nèi)部網(wǎng)絡中。這樣避免了無紙化會議的數(shù)據(jù)信息傳輸需要經(jīng)過公網(wǎng)遭竊取的風險。

2、做好 無紙化會議系統(tǒng)的安全防護工作

（1）無紙化會議系統(tǒng)的載體必須是企業(yè)內(nèi)部提供的，避免第三方設備或者移動設備接入，導致數(shù)據(jù)泄密。

（2）?禁止無紙化會議室中的錄制，截屏功能，避免會議資料被拷貝或者上傳。

（3）無紙化會議系統(tǒng)在純局域網(wǎng)中使用的同時，會議室也用的是局域網(wǎng)，防止外網(wǎng)訪問，有必要的話可以禁止4G和5G信號。